Location per eventi – La gestione del cliente

In una location per eventi, specie se inserita nella complessa realtà di Roma, la gestione del cliente è un tassello di straordinaria importanza. In ogni attività commerciale, si potrebbe obiettare, la capacità di gestire le esigenze e le richieste del cliente è decisiva: ma a ben guardare nel segmento della organizzazione di eventi essa assume un ruolo ancor più importante. In primis per quanto riguarda l’evento stesso. Il cliente, quando si approccia ad una location per eventi, ne conosce solo l’aspetto esteriore. Magari quello che gli viene proposto dai social o dal web, ma non conosce ancora le potenzialità che quella location e il suo staff organizzativo possono mettere a sua disposizione.

Insomma, la location è per il potenziale cliente un ”regalo da scartare” e come tale va presentato al meglio, forte di tutta l’attività di programmazione e gestione messa in atto nel tempo. L’esperienza della Think UP, che gestisce l’Auditorium del Massimo in Global Service da più di tre anni, racconta come un’attività costante e puntuale su ogni aspetto della location per eventi sia decisiva in ambito di presentazione al potenziale cliente.

La gestione del cliente, infatti, inizia quando questo forma la sua intenzione di poter organizzare il suo evento presso la location; la sua ”modalità d’acquisto” è parte integrante del rapporto che potrà venire a crearsi con la formalizzazione dell’accordo. Perché ne plasmerà ogni passaggio. Dunque il cliente è già tale quando è ”potenziale” perché da quel momento inizia il suo contatto con la location per eventi. Nel caso dell’Auditorium del Massimo, poi, questo elemento comportamentale viene amplificato, e in alcuni casi semplificato, dalla molteplicità di risorse e soluzioni organizzative che può offrire.

In una città come Roma, fatta di terziario e aziende collegate, e all’Eur, ormai quartiere a vocazione fieristica e congressuale, una location come questa offre mille possibilità: per spazi e tecnologie, servizi e logistica. E al tempo stesso il cliente potrà essere edotto in maniera esaustiva di tutto quanto offre, spaziando fra i diversi tipi di evento a sua disposizione.

In secondo luogo, riprendendo quando detto all’inizio, la gestione del cliente è decisiva per quanto riguarda la fidelizzazione dello stesso. Una location per eventi a Roma deve saper accogliere il cliente e far sì, specie in contesti ove la sua attività presupponga eventi a scadenza annuale, che questi decida di tornare e di fidarsi sempre dei servizi che gli sono stati riservati.

Le sue esigenze, le sue richieste, le sue idee su come debba e possa svolgersi l’evento sono preziosissime per comprendere in quale direzione egli voglia indirizzare quel giorno o quella serie di giorni. Il cliente infatti, quando ovviamente non chieda ciò che la location per motivi logistici o di spazio fisico non può assicurare, può essere una valida interazione in termini di organizzazione, venendo contemporaneamente incontro ai suoi desiderata. Ascoltare il cliente e coinvolgerlo il più possibile, affinché senta la location per eventi come ”casa sua” per l’evento che vuole realizzare e sia poi orientato, ad evento concluso, nello sceglierla di nuovo.