Organizzare un evento di successo richiede una pianificazione molto attenta. E uno degli aspetti più critici è la scelta della location. Ma come assicurarsi che la location sia davvero quella giusta per le proprie esigenze? La risposta è semplice: visitare la location.
Perché Visitare la Location è Fondamentale?
Il sopralluogo, come diciamo sempre ai nostri potenziali clienti, è decisivo per molti motivi. Preliminarmente si può fare conoscenza diretta dello staff che gestisce la location. Le persone sono l’elemento forse più importante di una location, perchè dalla sua esperienza e versatilità dipende molto di quanto andremo a comprendere.
Cosa fare prima di visitare la location?
Ci sono delle azioni preliminari che occorre fare prima di visitare una location.
- La visita va pianificata per tempo, in anticipo. La location, infatti, potrebbe essere occupata o il responsabile non presente in struttura.
- Utile, sempre, prepararsi una lista di domande e di richieste relative agli aspetti da verificare.
- E, perché no, tenere a portata di mano lo smartphone così da scattare qualche istantanea che ci accompagni nella valutazione successiva.
Ma perché è utile un sopralluogo?
Innanzitutto per verificare gli spazi e le capacità. Le foto e i video online, infatti, potrebbero ingannare rispetto a cosa ci occorre realmente.
- Vedere la location dal vivo permette di valutare realmente le dimensioni degli spazi, la capienza delle sale e la disposizione degli ambienti. Ce lo diciamo sempre: la capienza di una location è decisiva.
- È essenziale, poi, verificare che la location sia in grado di ospitare comodamente tutti i partecipanti e che gli spazi siano adeguati al tipo di evento. Una location per eventi oggi non si può valutare solamente come uno spazio numericamente quantificabile, bensì come un insieme di spazi atti ad accogliere.
- Un determinato ambiente con determinati numeri può infatti essere perfetto per un evento e inadatto per un altro sebbene abbiano lo stesso numero di ospiti; e non parliamo solo di tipologie bensì anche e soprattutto di disposizione e di geografia degli spazi.
- Recandoci a visitare la location, poi, potremo valutarne la manutenzione, lo stato della struttura e la sua conformazione complessiva. La disponibilità di servizi essenziali come parcheggio, connessione Wi-Fi, servizi igienici e accessibilità per persone con disabilità. Tutti elementi che solo vedendo la location dal vivo possiamo valutare in maniera corretta.
- Elemento che ai più appare di poco conto, ma può rivelarsi fondamentale: l’atmosfera della location. permettendo alle persone di sentirsi a proprio agio e coinvolte. Occorre infatti fare molta attenzione a scegliere una location che sia in sintonia con l’immagine e l’identità dell’azienda, così da creare un’esperienza da ricordare e che rimanga nella storia del brand o dell’azienda stessa. Visitare lo spazio permette dunque di percepirne l’ambiente, valutarne l’illuminazione naturale e artificiale e l’acustica.
- Poi la questione logistica, con la visione e la valutazione degli arredi, dei potenziali allestimenti e l’organizzazione del flusso delle persone. Oltre alle dinamiche e alle possibilità di allestimento e disallestimento, vie di accesso per fornitori e allestitori.
Visitare la location è la scelta giusta
La scelta della location giusta ha un impatto significativo sull’evento perché determina in modo significativo l’esperienza degli ospiti. Una location ben scelta può trasformare un evento medio in un’esperienza memorabile e rendere l’evento più attraente per i partecipanti. la scelta della location giusta può influenzare l’immagine e la percezione degli ospiti nei confronti dell’evento. Una location elegante e ben curata può far percepire l’evento come un’occasione di alta qualità per socializzare, apprendere o divertirsi.
Una location accattivante in grado di suscitare emozioni positive negli ospiti può portare a un aumento della partecipazione all’evento, migliorando la reputazione dell’organizzatore.
Visitare la location è un passo fondamentale per garantire il successo di un evento. E per garantire a chi la sceglie di aver fatto il primo (e spesso più importante) passaggio di un percorso complesso, in è necessario farsi accompagnare dall’esperienza e dalle capacità del team della location.